КОЛЕГІЯ ДЕРЖАВНОЇ АРХІВНОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ

РІШЕННЯ

від 28 лютого 2018 року N 1/1

Про підсумки діяльності Укрдержархіву, державних архівних установ і спеціальних установ СФД у 2017 році та їх завдання на 2018 рік

Рішення введено в дію наказом Державної архівної служби України від 14 березня 2018 року N 20 (Наказ N 20)

Розглянувши питання "Про підсумки діяльності Укрдержархіву, державних архівних установ і спеціальних установ СФД у 2017 році та їх завдання на 2018 рік", колегія відзначає, що Укрдержархівом, установами, що належать до сфери його управління, архівними установами в регіонах у цілому забезпечено реалізацію державної політики у сфері архівної справи та страхового фонду документації.

Укрдержархівом розроблено 20 проектів нормативно-правових актів: 2 законопроекти, 4 проекти постанов і 3 проекти розпоряджень Кабінету Міністрів України та 11 проектів наказів Міністерства юстиції з питань архівної справи, діловодства і страхового фонду документації. З них прийнято 10 нормативно-правових актів.

Затверджено Антикорупційну програму Укрдержархіву на 2017 рік.

Упродовж 2017 року відбулося: два засідання колегії; п'ять засідань Центральної експертно-перевірної комісії; три засідання Нормативно-методичної комісії; п'ять засідань Науково-технічної ради; три засідання Науково-видавничої ради; два засідання громадської ради (у т. ч. спільне - з науково-експертною радою); засідання спільної робочої групи представників громадської та науково-експертної рад.

Підписано Меморандум про взаєморозуміння між Державною архівною службою України та Міністром культури Португальської Республіки щодо співробітництва в архівній сфері.

Українську номінацію "Документальна спадщина, пов'язана з аварією на Чорнобильській АЕС" включено до Міжнародного реєстру програми ЮНЕСКО "Пам'ять світу".

Протягом 2017 року вдалося вирішити частину питань матеріально-технічного забезпечення архівних установ.

Поліпшено умови зберігання документів Національного архівного фонду (далі - НАФ) шляхом заміни або надання додаткових приміщень 40 архівним відділам райдержадміністрацій і міських рад загальною площею 3 тис. кв. м. Держархіву Донецької області, переміщеному на підконтрольну Україні територію, додатково було надано в оренду 147 кв. м для облаштування архівосховищ.

У 72 архівних установах відремонтовано 11,4 тис. кв. м площ.

Встановлено охоронну сигналізацію у 22 архівних установах, пожежну сигналізацію - у 21 архівній установі.

Відреставровано 210,7 тис. арк. та відремонтовано понад 925,7 тис. арк., перевірено наявність та стан 2486119 од. зб.

У 2017 році оцифровано 42905 од. зб. і од. обл., що на 61 % більше ніж у 2016 році та 15611 описів, що удвічі більше ніж минулого року.

Здійснено заходи щодо поповнення Національного архівного фонду цінними для суспільства документами. На постійне зберігання надійшло 452267 од. зб. документів постійного зберігання, з них 442509 од. зб. управлінської документації, 4297 од. зб. документів особового походження, 3334 од. зб. науково-технічної документації, 2127 од. зб, кіно-, фото-, фоно-, відеодокументів.

Експертно-перевірними комісіями державних архівів схвалено описи управлінської документації кількістю 1189579 од. зб.; погоджено описи з кадрових питань (особового складу) - 495122 од. зб.; номенклатури справ 6167 установ - джерел формування НАФ та установ, у діяльності яких не утворюються документи НАФ.

У 2017 році на договірних засадах архівними установами проведено науково-технічне опрацювання 199543 од. зб. усіх видів документів.

Актуальним питанням є визначення порядку приймання-передавання електронних документів до державних архівних установ, архівних відділів та міських рад.

Ключовим напрямом діяльності архівних установ у звітному періоді було наближення діяльності архівних установ до потреб громадянського суспільства шляхом розширення доступу до архівних документів, запровадження з цією метою сучасних інформаційних технологій, переведення в електронну форму довідкового апарату архівів та архівних документів.

На адресу Укрдержархіву надійшло 1151 звернення, серед яких 345 звернень від "Урядового контактного центру".

З метою соціального захисту громадян за звітний період архівні установи виконали понад 280 тисяч запитів соціально-правового характеру.

Протягом року архівними установами виконано 44103 запити за актами цивільного стану, 73554 тематичних запити, 3293 генеалогічних запити.

На особистому прийомі керівництвом та працівниками столів довідок архівних установ прийнято майже 170 тис. звернень.

Читальні зали відвідали 26811 користувачів, яким видано 441 тис. од. зб.

Архівні установи підготували 300 радіо- та 354 телепередачі, на сторінках періодичної преси опубліковано 1284 публікації, підготовлено 1856 виставок архівних документів.

Упродовж 2017 року на офіційному веб-порталі Укрдержархіву опубліковано 6 online виставок (548 документів), на веб-сайтах архівних установ - 188 online виставок (близько 6,5 тис. документів).

Відповідно до тематичних планів науково-дослідних робіт Укрдержархіву проводилася робота над 22 науково-дослідними роботами, роботу над 13 з яких завершено у 2017 році.

У 2017 році розпочаті роботи щодо внесення змін до Державної програми формування страхового фонду документації на продукцію оборонного і мобілізаційного призначення на 2005 - 2020 роки.

Укрдержархівом спільно з центральними органами виконавчої влади здійснені заходи щодо визначення номенклатури виробів та переліків об'єктів, які підлягають закладенню до СФД. Загалом буде закладена документація на 175 виробів загальним обсягом майже три мільйони аркушів формату А4.

Протягом 2017 року затверджено 7 галузевих програм створення СФД (доповнень до програм). Отримано 10 переліків об'єктів, документація на які підлягає закладанню до СФД. Затверджено 12 регіональних програм та заходів зі створення СФД, з яких: 6 обласних, 4 міських та 2 районні програми.

До страхового фонду документації України закладено документацію на 959 виробів та об'єктів, до бази даних Державного реєстру потенційно небезпечних об'єктів внесено відомості про 733 потенційно небезпечні об'єкти, оновлено (актуалізовано) дані про 1723 об'єкти, вилучено з Реєстру 65 ПНО.

Перевірено 6 суб'єктів господарювання щодо дотримання законодавства про страховий фонд документації.

Видано 785 актів закладення технічної та проектної (робочої) документації до страхового фонду документації України та оформлено 2456 Свідоцтв про реєстрацію ПНО.

За звітний період регіональними центрами СФД передано по загальному фонду - 211,14 тис. арк. ф. А4, по спеціальному фонду - 518,32 тис. арк. ф. А4.

Незважаючи на деякі позитивні зрушення, в діяльності архівних установ та спеціальних установ СФД залишається багато невирішених проблем.

Через відсутність фінансування не проводилося будівництво, реконструкція та облаштування комплексу споруд центральних державних архівів України у місті Києві.

Не вдалося вирішити питання щодо переміщення 8 держархівів центрального та обласного підпорядкування, що розміщуються в культових будівлях ЦДІАЛ, ЦДНТА, ЦДАМЛМ, держархіви Вінницької, Львівської, Одеської, Тернопільської, Чернігівської областей.

Ситуація з розміщенням ЦДАМЛМ досягла критичної межі у зв'язку із закінченням договору оренди нерухомого майна та безкомпромісною позицією заінтересованих органів щодо недоцільності його продовження.

Не вирішено питання щодо переміщення фондів Держархіву Одеської області з аварійної колишньої будівлі синагоги, яка за рішенням Одеської обласної ради передана у власність єврейській громаді.

Збереженість архівних документів в архівних установах у зоні проведення АТО та прикордонних до зони АТО територіях не може бути гарантована.

Повністю вичерпано можливості для приймання документів на зберігання у 8 державних архівах, сховища ще 15 держархівів заповнені на 90 - 99 %.

Не забезпечено позавідомчою охороною понад 80 % будівель архівних установ.

Існує гостра потреба оснащення сховищ архівних установ сучасними протипожежними засобами.

Обсяги створення архівними установами страхового фонду є не достатніми.

Незадовільними лишаються темпи оцифровування описів справ та документів НАФ.

Залишається невирішеною низка питань у сфері формування НАФ. Станом на 01.01.2018 установами описано лише 68 % документів НАФ, що може спричинити втрату документів НАФ та уповільнити поступовий перехід на електронний документообіг.

В архівних підрозділах юридичних осіб - джерел комплектування державних архівних установ, Інституту архівознавства Національної бібліотеки України ім. Вернадського, архівних відділах міських рад понад встановлені роки зберігаються понад 2 мільйони 285 тисяч од. зб. документів Національного архівного фонду. Цей показник на 3 % зменшився порівняно з минулим роком.

Потребує вирішення питання забезпечення ефективного та зручного доступу користувачів до інформаційних ресурсів архівних установ (електронних та інших баз даних, цифрових копій документів НАФ та описів).

Неефективна організація роботи користування документами НАФ у читальних залах архівних установ.

Порушуються норми Закону України "Про Національний архівний фонд та архівні установи" при реорганізації архівних установ в регіонах.

Темпи створення та стан справ щодо забезпечення надійного зберігання документів СФД не відповідають потребам економіки і суспільства.

Не здійснюються заходи щодо модернізації матеріально-технічної бази спеціальних установ СФД.

З огляду на зазначене стан архівної справи та страхового фонду документації вимагає змін у стратегії розвитку, а також визначення пріоритетів діяльності Укрдержархіву у 2018 році, які повинні бути спрямовані, зокрема, на:

цифровізацію всіх процесів архівної справи та діловодства;

організацію формування, обліку та зберігання документів Національного архівного фонду;

надання якісних та комплексних інформаційних послуг у сфері архівної справи;

вшанування подій та видатних учасників Української революції 1917 - 1921 років;

забезпечення реалізації державної політики у сфері створення та ефективного функціонування державної системи страхового фонду документації.

Заслухавши та обговоривши доповідь Голови Укрдержархіву, колегія відзначає, що Укрдержархівом за 2017 рік було здійснено ряд заходів щодо реалізації основних напрямків розвитку архівної справи, в той же час темпи проведення реформ у галузі в 2017 році були недостатніми, актуальні проблеми не знайшли свого вирішення.

Враховуючи зазначене та з метою подолання проблем архівної справи, страхового фонду документації та забезпечення подальшого їх розвитку, колегія вирішує:

1. Визнати діяльність архівних установ, наукових установ та спеціальних установ СФД у 2017 році задовільною.

2. Керівництву Укрдержархіву, керівникам його структурних підрозділів забезпечити:

- виконання Програми діяльності Кабінету Міністрів України (Постанова N 26-VIII) та Стратегії сталого розвитку "Україна - 2020" (Указ N 5/2015);

Термін: протягом 2018 року.

- виконання пріоритетних завдань Державної архівної служби України на 2018 рік;

Термін: протягом 2018 року.

- співпрацю з облдержадміністраціями щодо зміцнення матеріально-технічної бази державних архівів областей;

Термін: протягом 2018 року.

- порушення клопотання спільно з Центральним комітетом Профспілки працівників державних установ України перед відповідними державними органами про виділення коштів на виготовлення проекту і ремонту архівосховища Державного архіву Львівської області, розміщеного за адресою: вул. проф. Буйка, 4, м. Львів.

Термін: протягом 2018 року.

- надання методичної допомоги органам місцевого самоврядування з питань створення трудових архівів;

Термін: протягом 2018 року.

- науково-методичне керівництво діяльністю експертно-перевірних комісій державних архівів;

Термін: протягом 2018 року.

- контроль за дотриманням архівними установами вимог нормативно-правових актів щодо організації доступу користувачів до документів НАФ та виконання запитів юридичних та фізичних осіб у строки, встановлені законодавством;

Термін: протягом 2018 року.

- підготовку проекту наказу Міністерства юстиції України "Про затвердження Методики оцінювання фізичного стану документів";

Термін: червень 2018 року.

- підготовку пропозиції до законопроекту "Про внесення змін до деяких законів України щодо зберігання документів";

Термін: листопад 2018 року.

- підготовку пропозицій про внесення змін до Порядку виконання архівними установами запитів юридичних та фізичних осіб на підставі архівних документів та оформлення архівних довідок (копій, витягів), затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 2 березня 2015 року N 295/5 (Порядок N 295/5);

Термін: грудень 2018 року.

3. Керівникам державних архівних установ, наукових установ забезпечити:

- виконання Плану розвитку архівної справи на 2018 рік, тематичних планів науково-дослідних робіт на 2018 рік;

Термін: протягом 2018 року.

- виконання плану дій щодо реалізації Стратегії національно-патріотичного виховання дітей та молоді на 2016 - 2020 роки (Указ N 580/2015);

Термін: протягом 2018 року.

- виконання Плану заходів з відзначення 100-річчя подій Української революції 1917 - 1921 років та вшанування пам'яті її учасників на період до 2021 року (План N 777-р);

Термін: протягом 2018 року.

- надійну експлуатацію архівних будівель і приміщень, систем їх життєзабезпечення, посилення охоронної і пожежної безпеки;

Термін: протягом 2018 року.

- виконання завдань, визначених Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів НАФ на 2009 - 2019 роки;

Термін: протягом 2018 року.

 - створення страхового фонду на документи НАФ;

Термін: протягом 2018 року.

- оцифрування документів НАФ та описів на документи НАФ, надійне зберігання електронної інформації;

Термін: протягом 2018 року.

- приймання на постійне зберігання документів НАФ, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій понад встановлені роки;

Термін: протягом 2018 року.

- контроль за станом діловодства, проведенням експертизи цінності документів в установах та вимог щодо описування документів НАФ, з кадрових питань (особового складу) за встановленні законодавством роки;

Термін: протягом 2018 року.

- контроль за якістю складення документів, що подаються на розгляд експертно-перевірних комісій (експертних комісій) архівних установ (інструкцій з діловодства, номенклатур справ, описів справ);

Термін: протягом 2018 року.

- контроль за забезпеченням реалізації прав та інтересів громадян під час користування документами НАФ відповідно до чинного законодавства;

Термін: протягом 2018 року.

- перегляд грифів секретності архівних документів та забезпечити доступ до архівних документів, що не становлять державної таємниці;

Термін: протягом 2018 року.

- оприлюднення документів з актуальних історичних тем у засобах масової інформації та в мережі Інтернет;

Термін: протягом 2018 року.

- надання доступу за допомогою мережі Інтернет до цифрових копій документів НАФ, оцифрованих описів;

Термін: протягом 2018 року.

4. Директору Департаменту страхового фонду документації Укрдержархіву Меленцю А. В. забезпечити:

- розроблення проекту Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України з питань здійснення державного контролю за додержанням законодавства суб'єктами господарювання у сфері страхового фонду документації";

Термін: квітень 2018 року.

- розроблення проекту Закону України "Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо оптимізації дозвільних процедур у сфері страхового фонду документації";

Термін: квітень 2018 року.

- проведення заходів із міністерствами, іншими центральними та місцевими органами виконавчої влади щодо здійснення методичного керівництва з питань розроблення у 2018 році галузевих, обласних (регіональних) програм (доповнень до програм) створення СФД;

Термін: протягом 2018 року.

5. Директорам регіональних центрів СФД забезпечити:

- виконання позицій Державної програми за номенклатурою виробів та обсягами документації, відповідно до планів виготовлення та передачі на зберігання документів страхового фонду на 2018 рік (за умови фінансування);

Термін: протягом 2018 року.

- виконання планів робіт регіональних центрів СФД на 2018 рік;

Термін: протягом 2018 року.

- виконання виробничих завдань з виготовлення та передачі на зберігання документів страхового фонду на 2018 рік;

Термін: протягом 2018 року.

- активізацію роботи з місцевими органами виконавчої влади та органами місцевого самоврядування щодо розробки та затвердження обласних (регіональних) програм створення СФД;

Термін: протягом 2018 року.

6. Директорам регіональних центрів СФД та НДІ мікрографії забезпечити:

- надходження коштів до спеціального фонду у обсягах, визначених кошторисом;

Термін: протягом 2018 року.

7. Контроль за виконанням цього рішення покласти на заступників Голови відповідно до розподілу функціональних обов'язків.

 

Голова Державної
архівної служби,
голова колегії

Т. І. Баранова

Секретар колегії

Т. В. Галицька


Copyright © 2006-2018 epicentre.com.ua. All rights reserved.